Mehr freie Zeit durch gezielte Planung

Stolz wie Oskar! Ja, ich bin stolz. Da schreibt doch dieser Thomas Mangold (das ist DER Evernote-Experte) den ersten Gastartikel für dieses Blog. Seine Themen passen perfekt für dich, damit du in Runde 2 noch besser organisiert durchkommst. Mir persönlich haben seine Bücher zur Orga-Software Evernote schon so richtig weitergeholfen. Und ich hab sie noch nicht mal komplett gelesen! Um es kurz zu machen – ich freue mich den Thomas hier zu begrüßen. Applaus!

Runde 2 proudly presents – Thomas Mangold!

Thomas Mangold Evernote und Selbstmanagement ExperteIn diesem Gastartikel möchte ich das Thema “mehr freie Zeit durch eine gezieltere Planung” behandeln und hoffe euch damit einige neue Sichtweisen auf das Thema geben zu können. Bevor ich aber in das Thema einsteige, möchte ich mich kurz vorstellen:

Mein Name ist Thomas Mangold ich bin 38 Jahre alt, lebe und arbeite in Wien. Ich betreibe einen Blog zum Thema “Selbst-Management” und bin in diesem Bereich auch als Coach, Buchautor und Vortragender tätig. Nun aber zum Thema meines Gastartikels zurück:

Warum eigentlich Planung?

Gut, gegen ein wenig Planung des Tages, der Woche oder des Monats wird wohl nichts sprechen, zumindest bei den meisten Menschen. Wenn es dann aber um eine detailliertere und gezielte Planung geht, dann kommen oft Aussagen wie:

  • “Das ist doch zu viel Arbeit.”

  • “Soooo viel Zeit habe ich nicht.”

  • “Ich stoße das doch ohnehin im laufe des Tages wieder um.”

  • usw.

Mag sein, dass auch dir der eine oder andere Satz schon mal durch den Kopf ging.

Ich vergleiche das dann immer gerne mit einer Fußball-Mannschaft. Nehmen wir einmal die im Moment erfolgreichste in Europa, den FC Bayern München:

Warum stellt Cheftrainer Guardiola seine Spieler eine ganze Woche, zumindest aber ein paar Trainingseinheiten lang, auf den zukünftigen Gegner ein? Warum analysiert er den Gegner genau und richtet die Strategie seiner Mannschaft danach aus?

Mal ehrlich, gegen die Underdogs der Liga wird das wohl kaum nötig sein und der FC Bayern vermutlich auch so gewinnen. Trotzdem tut es der Trainer! Aber warum?

Ich denke im Selbst-Management ist es ähnlich. Klar ist es nicht immer nötig alles detailliert zu planen, aber du solltest es aus dem gleichen Grund wie Guardiola tun:

Nämlich um es zur Gewohnheit werden zu lassen, um keine Unkonzentriertheiten oder Schlampigkeiten einreißen zu lassen und um nichts dem Zufall zu überlassen.

Wie sieht gezielte Planung aus?

Bei der Planung gibt es zwei Komponenten die zu beachten sind:

  • Eigensteuerung

  • Fremdsteuerung

Als Selbstständiger wird man wohl eher im Bereich der Eigensteuerung liegen, während man als Angestellter wohl vermehrt der Fremdsteuerung unterliegt.

Trotzdem gibt es in allen Bereichen diese beiden Anteile. Bei Selbstständigen ist in der Regel (nicht immer) der Anteil an Eigensteuerung höher. Umso wichtiger ist eine optimale Planung!

Die wichtigste Komponente dafür ist die Wochen-Planung, mittels der ich die kommende Woche gezielt vorbereite. Diese Wochen-Planung erstelle ich immer schon am Freitag der Vor-Woche, um im Notfall noch Termine verschieben, oder auszumachen zu können. Würde ich die Planung erst am Wochenende durchführen, werde ich wohl kaum jemanden im Büro erreichen.

Ich gehe bei der Planung immer wie folgt vor:

  1. Planung der Termine:
    Welche Termine sind bereits fixiert? Welche muss ich noch fixieren? Welche eventuell absagen oder verschieben? Bei diesen Terminen handelt es sich allesamt um fremdgesteuerte Termine, also Termine die ich nicht wirklich beeinflussen kann.

  2. Vorbereitungen auf Termine:
    Hat in der kommenden Woche jemand Geburtstag und ich muss noch ein Geschenk besorgen? Muss ich für eine Besprechung noch eine Präsentation erstellen? All diese Dinge trage ich mir in meine ToDo-Liste für die entsprechenden Tage der kommenden Woche ein, an denen ich sie erledigen werde.

  3. Wieviel Zeit will ich Arbeiten?
    Nun habe ich alles fremdgesteuerte erledigt und kann und muss mir überlegen, wieviel Zeit ich noch zusätzlich mit “Arbeiten” verbringen will. Täglich 6 Stunden? 8 Stunden? 10 Stunden? 14 Stunden?
    Wieviel das exakt ist, musst du selbst bestimmen, schließlich soll dein Business ja Gewinn abwerfen.
    Ich weiß diese Frage hört sich komisch an, sie ist aber entscheidend. Denn nur wenn du dir ein Zeitlimit setzt, wirst du dich auch wirklich auf das Wesentliche fokussieren. Und sich auf das Wesentliche zu konzentrieren, ist eine der wichtigsten Dinge im Selbst-Management!

  4. Puffer-Zeit einplanen:
    An jedem der kommenden Arbeitstage plane ich eine so genannte Puffer-Zeit ein. Das bedeutet ich lasse mir gewisse Zeiträume komplett frei um unvorhergesehenes noch unterbringen zu können. Passiert nichts unvorhergesehenes, kann ich Dinge aus der morgigen ToDo-Liste erledigen. Oftmals nutze ich die freie Zeit aber einfach auch fürs Joggen oder gehe in die Sauna!
    Wie groß dieser Pufferzeitraum sein sollte, musst du mittels Versuch und Irrtum selbst herausfinden.

Fazit für dein Selbst-Management

Seit ich die Wochen-Planung auf diese Weise gestalte, habe ich wesentlich mehr freie Zeit, fühle mich wesentlich weniger gestresst und habe Zeit für dich wichtigen Dinge im Leben.

Die einzige Frage die jetzt noch offen bleibt ist jene nach dem Tool, mit dem ich mich organisiere. Ich nutze dazu den Google-Kalender und Evernote! In Evernote finden sich alle meine ToDo-Listen, Projekte, Informationen und vieles mehr, mit dem Google-Kalender manage ich meine Termine!

Wenn du mehr über Evernote erfahren willst, dann kann ich dir noch mein Buch “Evernote – Mein Life-Management Tool” empfehlen. Darin beschreibe ich exakt, wie ich mich mit Evernote organisiere!

In diesem Sinne, bedanke ich mich bei dir, lieber Ralf, für die Möglichkeit einen Gastartikel auf deinem Blog veröffentlichen zu dürfen und wünsche dir und deinen Leserinnen und Lesern mehr freie Zeit für die wirklich wichtigen Dinge im Leben!

Genieße deinen Tag,

Thomas

2017-03-16T11:35:55+00:00 By |6 Comments

6 Kommentare

  1. Alois Wohlfahrt Februar 14, 2014 um 10:01 am Uhr- Antworten

    Hallo zusammen,
    sehr interessanter Artikel. Ich oute mich auch als begeisteter Evernote-User und als Freun der Planung. Das heisst, ich würde ganz gerne mehr planen, aber ich stoße da selbst an persönliche Grenzen.
    Und darum muss ich da ein wenig Wiedersprechen, dass Planung alle Probleme löst.
    Ich lernte schon früh den Satz: „Vorbereitung ist Willenssache“. Aber wenn ich mich dann Zwingen muss, dann steigt bei der Vorbereitung der Stress höher, als ich bei der ungeplanten Abarbeitung gehabt hätte.
    Mit der Zeit habe ich rausgefunden, was denn bei mir am Besten hilft: Möglichst Alles sofort erledigen!
    Darum mag ich auch Evernote so gern. Immer dabei, alles was ich notiere, überall dann wieder auf jedem Gerät verfügbar. Und dann die Online-Kalender dazu. Lange vor mir was herschieben oder planen gibt mir kein gutes Gefühl. Und dann kann ich alles so leicht nebenbei erledigen und mache mir keinen Stress.
    So funktioniert das jedenfalls bei mir.

    Herzliche Grüße aus dem Allgäu
    Alois

    • Ralf Gabler Februar 14, 2014 um 12:17 pm Uhr- Antworten

      Hallo Alois,
      vielen Dank für deinen Kommentar und die Ergänzung mit deinem persönlichen Vorgehen. So profitieren wir hier alle von den teilweise unterschiedlichen Vorgehensweisen und Meinungen. Danke!
      Herzliche Grüße
      Ralf

    • Thomas Februar 14, 2014 um 4:15 pm Uhr- Antworten

      Hallo Alois!

      Zwang ist natürlich immer schlecht. Ich denke diese Frage ist sehr individuell zu beantworten, der eine braucht mehr Planung, der andere weniger.
      Aber für mich ist es Fakt, dass wenn man mit seiner Zeit nicht das auslangen findet, der Hebel zuerst einmal bei der Planung anzusetzen ist (unter anderem natürlich).

      Was Evernote betrifft gebe ich dir vollkommen recht 🙂

      lG Thomas

  2. Ute Benecke Februar 14, 2014 um 3:03 pm Uhr- Antworten

    na dann mal Brust raus und Kopf hoch Ralf Gabler 🙂 Glückwunsch

  3. Ralf Gabler Februar 14, 2014 um 4:00 pm Uhr- Antworten

    Das ist doch fast schon Normalzustand bei mir liebe Ute Benecke

  4. Thomas Mangold Februar 14, 2014 um 4:11 pm Uhr- Antworten

    Mein Gastartikel bei Ralf Gabler ist heute erschienen: „Mehr freie Zeit durch gezielte Planung“, schaut vorbei 😉 http://t.co/q9F2qtNe6x

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